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松原市档案局关于市直机关贯彻执行《归档文件整理规则》有关要求的通知

发布时间:2018-01-22 01:55     来源:

               松档发[2018]4号              

    市直各部门,各县(市、区)档案局(馆),各企事业单位: 

    为适应档案工作深入发展和信息化技术日益普及的新形势,国家档案局重新修订并颁布了《归档文件整理规则》DA/T22-2015,以下简称“新《规则》”,见附件)。“新《规则》”自201661日起在全国范围内开始实施。为全面推进市直单位贯彻执行“新《规则》”,结合市直机关档案工作实际,现提出以下意见要求。 

    一、贯彻执行“新《规则》”起始时间要求 

    市直单位档案部门自201811日起全面贯彻执行“新《规则》”。2017年及其以后各年度形成的文书档案全部依照“新《规则》”进行整理。 

    二、文书档案分类的具体要求 

    市直单位文书档案一般宜采用“年度-保管期限”两级分类法,在保管期限下按机构(问题)序列进行排序。每一年度按保管期限对文书档案进行流水排列,分别编制3个流水号,即永久、30年、10年各编制一个流水号。 归档文件形成比较多的部门也可采用“年度-机构(问题)-保管期限”三级分类法。 

    三、文书档案档号编制的具体要求 

  (一)档号构成 

    全宗号-档案门类代码年度-保管期限-件号 

    (二)编制说明 

    文书档案档号由全宗号、档案门类代码与年度、保管期限、件号四段式构成,各段之间以英文半角状态下-”连接。其中:全宗号由4位阿拉伯数字构成;档案门类代码与年度直接连接,不留空格、不加“”等任何符号,档案门类代码用WS表示文书档案,年度用4位阿拉伯数字表示公元纪年;保管期限用Y表示永久、用D30表示定期30年、用D10表示定期10年;件号用4位阿拉伯数字表示流水编号。档号中凡英文字母均采用“英文半角状态下大写”。 

    示例10061-WS2017-Y-0001。该示例为松原市档案局全宗2017年度永久保存的第1件文书档案(文书类电子档案)的档号,0061为全宗号,WS为文书档案门类代码,2017为年度,Y为保管期限永久,0001为件号。 

    示例20061-WS2017-D30-0001。该示例为松原市档案局全宗2017年度定期30年保存的第1件文书档案(文书类电子档案)的档号,0063为全宗号,WS为文书档案门类代码,2017为年度,D30为保管期限定期30年,0001为件号。 

    四、纸质文书档案整理的其他具体要求 

    (一)档案装订要求 

    市直各单位的凡永久保存的文书档案和定期30年保存属于市档案馆接收范围的文书档案采用左侧“三孔一线”装订方式使用档案专用装订线;其它定期保存的文书档案可采用不锈钢订书订装订。 

    (二)归档章加盖位置及填写要求 

    1.市直单位文书档案归档章一律加盖在文件首页右上方空白位置,如右上方存在被领导批示占用等情况,应尽量在靠近右上方的位置加盖。 

    2.填写归档章中保管期限项时,永久、定期30年和定期10年分别填写为永久、30年和10年。 

    3.市直单位采用年度-保管期限两级分类,机构(问题)项不填。如果选择三级分类法时填写此项,应使用汉字填写。 

    4.填写归档章各项时应使用红色印泥或者黑色中性笔。 

    5.除上述要求外,归档章中各项目均按照“新《规则》”要求填写。 

    示例: 

 61  

 2017 

  1  

 

永久

45 

  

  (三)档案盒脊项目填写要求 

    1.档案盒脊保管期限项与归档章填写方式一致,永久、定期30年和定期10年分别填写为永久、30年和10年。 

    2.档案盒脊上全宗号、年度、保管期限、起止件号等项目一律使用红色印泥填写,盒号项一律使用铅笔填写。 

    3.档案盒脊上全宗号、年度、保管期限等项目在填写时,一律采用宋体36号字;起止件号项一律采用宋体26号字。 

    4.机构(问题)项为选填项,采用年度-保管期限两级分类法时可空置不填。如采用三级分类法时填写,一律采用宋体26号汉字填写。 

    (四)归档文件目录打印及装订要求 

    1.归档文件整理完毕后,至少应打印1份纸质归档文件目录,以备日常查阅检索之用。 

    2.归档文件目录按不同保管期限,分别装订成册。 

    3.归档文件目录表格采用A4幅面,页面为横式设置,在目录上方长侧进行装订。 

    4.市档案馆接收范围内的市直单位在文书档案移交进馆时,需同时移交2套纸质归档文件目录及相应目录的电子版。市直单位应妥善保管归档文件目录电子版,以备日常利用和档案移交时使用。 

    五、文书类电子档案的整理要求 

    (一)存储格式要求 

    1.文书类电子档案应以PDF格式保存。 

    2.文书档案数字副本应以JPGPDF格式保存。 

    (二)元数据项目设置要求 

    1.文书类电子档案元数据应包括:立档单位名称、档号、全宗号、门类代码、年度、保管期限、件号、责任者、文件编号、题名、日期、页数、密级、机构(问题)、格式信息、计算机文件大小、信息系统描述、附注等项目。元数据采用XLS文件格式。 

    2.文书档案数字副本元数据应包括:序号、立档单位名称、档号、全宗号、门类代码、年度、保管期限、件号、责任者、文件编号、题名、日期、页数、密级、机构(问题)、数字化日期与时间、数字化人员名称、扫描分辨率、格式信息、计算机文件大小、机构人员名称、脱机载体编号、附注等项目。采用XML文件格式。 

  (三)纸质文书档案数字副本制作要求 

    1.除涉密档案外,其他未形成电子档案、仅以纸质形式保存的、保管期限为永久和定期30年的文书档案均应进行数字化扫描,形成文书档案数字副本。 

    2.纸质文书档案数字副本采用彩色模式扫描,分辨率采用300dpi,扫描时在保证文件原貌的基础上应对图像进行去燥、纠偏、去白边等处理,确保图像质量清晰完整。 

    (四)接收进馆时数据包构成要求 

    文书类电子档案以文件包形式归档数据包移交市档案馆。 

    文书类电子档案数据按照全宗号、门类代码、年度、保管期限、件号逐级建立文件夹后形成归档数据包。归档数据包中还应包括说明文件和目录文件。 

  1.说明文件命名为“说明文件.TXT”,用于记述本数据光盘的有关信息,包括载体容量、载体类型、载体编号、归档单位、检查单位、读取电子文件和元数据所需要的软硬件环境和其他各种有助于说明本数据光盘的信息。 

    2.目录文件命名为“文件目录.XLS”,用于存放电子档案的目录信息,根据电子文件具体归档方式进行文件级描述,每条记录与每件归档电子文件相对应,包括电子档号、全宗号、门类代码、年度、保管期限、件号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等内容。 

  请市直各单位结合上述意见要求,认真贯彻执行“新《规则》”。凡本通知未作明确要求的,依照“新《规则》”相关要求执行。各县(市、区)档案局(馆),企、事业单位可参照执行。 

 

    附件:《归档文件整理规则》(DA/T22-2015