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松原市档案局关于做好2017年度文件材料整理归档工作和档案接收进馆工作的通知

发布时间:2018-01-22     来源:

 

松档发[2018]3号 

    市直各部门,各企、事业单位: 

    为加强机关档案管理工作,提高各类文件材料归档质量,实现档案工作的规范化、标准化、信息化管理,更好地服务于全市经济社会的发展,根据《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》及《吉林省档案条例》等有关规定,现就2017年度各类文件材料的收集归档工作及档案接收进馆工作通知如下: 

    一、2017年度文件材料整理归档工作 

    (一)提高认识,加强对归档文件整理工作的领导 

    各单位要进一步提高档案意识,要切实加强对档案工作的领导,建立健全档案工作岗位责任制和责任追究制,强化责任,落实任务。要将档案整理工作纳入单位年度工作计划,并切实保证人员、经费和设施设备的落实,为档案人员做好文件材料的收集、整理和归档工作创造良好条件。档案工作人员要切实履行职责,严格按照国家档案局2015年发布的《归档文件整理规则》(DA/T 222015)要求,集中时间、集中精力,确保按时完成本单位2017年度文书、业务、科技、会计、声像、电子文件等各种门类、各种载体档案的收集、整理、归档工作。 

    二)强化收集,确保归档文件材料齐全完整 

    各单位要对照本单位的《文件材料归档范围和保管期限表》,全面收集各种文件材料。凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌,且已办理完毕的,具有查考利用价值的各种文字、图表、声像和实物等不同载体的文件材料均应收集齐全归档。 

    各单位要特别加强以下文件材料的收集:本单位党委(组)和局务会议记录、年度计划、总结、专题汇报材料、各类综合统计报表、大事记、组织沿革、干部职工花名册、考核、人事任免、工资调整及调转介绍信等;本单位制发、填报及召开重要会议和举办重大活动形成的文件材料;本单位在我市重大活动中形成的各类文件材料;本单位开展各项业务工作形成的各种业务文件材料及反映本单位工作和各项活动的录音、录像、照片、光盘及相应的原生电子文件等均应收集齐全整理归档。 

    各单位要严格落实部门归档整理制度,将档案工作纳入部门年度目标考核内容,确保档案收集齐全完整、及时归档。杜绝发生拒绝归档、将应归档文件材料据为己有,涂改、伪造档案等档案管理违法违纪行为。 

    (三)规范整理,积极推动档案信息化建设步伐 

    今年是实施《归档文件整理规则》(DA/T 222015)的第一年,各单位归档文件材料要严格按照市档案局《关于市直机关贯彻执行《归档文件整理规则》有关要求的通知》(松档发[2018]4号)进行整理归档。要做到卷件明确、期限准确、装订标准、编目清晰、档号规范、排列有序、装具统一同时,要完成电子文件归档工作,相关要求参照松原市档案局《关于转发〈吉林省文书类电子档案移交与接收工作细则(试行)的通知〉的通知》(松档发[2018]1号])。做到纸质与电子档案(纸质档案数字化副本)双载体归档。要严格执行相关保密法律法规,涉密文件必须做到单独归档、单独保管,杜绝涉密文件数字化和上网事件的发生。 

    (四)明确标准,提高归档文件材料整理质量  

    各单位收集归档的各种门类、各种载体的档案要严格按照国家颁布的最新标准执行。 

    1.文书档案按照《机关文件归档范围和文书档案管理期限表规定》(国家档案局8号令)和《归档文件整理规则》(DA/T 22-2015)进行整理归档。 

    2.科技档案按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2008)进行整理归档。 

    3.照片档案按照《照片档案整理规范》(GB/T11821-2002)整理,数码照片按照《数码照片归档与管理规范》(DA/T 50-2014)进行整理归档。 

  4.会计档案按照《会计档案管理办法》(中华人民共和国财政部、国家档案局令第79号)进行整理归档。 

    5.专业档案按照相关专业档案管理办法的要求进行整理归档。 

    各门类档案整理力求做到档案分类科学、文件排列有序、档号编制规范、检索体系完备。 

  (五)加强指导,按时完成年度归档工作 

    市直机关2017年度文件材料归档工作,从2018年3月6日开始至6月30日结束。 

    为进一步提高各机关档案管理水平及广大档案工作者的业务水平,市档案局将继续开展对市直机关,相关企、事业单位档案业务指导工作,指导方式以集中培训指导为主,结合电话沟通、远程网络、实地指导等方式,有效提升每个单位的归档进度及规范化水平,并使档案员切实掌握归档整理技能。 

  各单位应与市档案局工作人员加强联系和沟通,确保文件材料归档工作规范有序地开展。整理归档的文件材料、所有档案目录均应符合档案管理软件系统中录入标准。 

    有下属机构的单位,各主管单位要加强监督和指导。 

    具体工作步骤:文件材料收集、整理、审查与电子档案(纸质档案数字化副本)移交工作共分为四个步骤进行: 

    第一阶段:文件材料的收集准备工作(1月2日-3月1日)。各单位接到通知后,应将本单位2017年度应归档的文件材料收集齐全,并要做到归档的文件材料是加盖公章的原件,要求字迹清晰、干净整洁、无圈画修改、无作任何标记。确实无原件的复印件,字迹要清晰,加盖公章。所有归档文件材料按照发文字号做好排序。 

    第二阶段:集中培训指导工作(3月6日-4月24)。各单位档案员要按照《机关文件材料归档培训指导时间表》(见附1),携带笔记本电脑、归档章及本单位2017年度全部应归档文件材料,于上午9点到市档案局业务指导科进行业务培训及归档文件整理工作。 

    第三阶段:归档文件的著录工作(3月12—5月25)。在完成上述两个阶段的工作后,进行归档文件微机著录、数字化扫描等工作。 

    第四阶段:纸质目录(见附3)与电子档案移交目录(见附4)及数据的审查与移交工作(5月28日-6月30日)。各单位应准备好纸质归档文件目录2份、电子文件(纸质档案数字化副本)存储光盘和一盒已经装订整理好的2017年度的档案,一并送到市档案局进行审查。市档案局业务指导科负责纸质文件归档的指导与验收,档案管理科负责电子文件(纸质档案数字化副本)存储光盘的审查与接收。 

    各单位在归档立卷过程中,遇到问题可与市档案局业务指导科联系。 

    联系人:徐翠竹 18643811883 

            路   13904380207 

    邮  箱:sysdajywzd@163.com 

    Q Q 群:200374918 

   (六)精心准备,积极开展年度归档文件审查 

    各单位要加强内部考核监督,确保于6月30前完成2017年度文件材料整理归档任务。对没有及时报送审查的单位和未按要求开展归档的单位,依据《机关档案安全评价办法(试行)》(吉档发[2017]63号)进行处理7月份开始,市档案局将组织检查组,对各单位的近三年归档工作情况进行督促检查,并对检查结果进行通报。对档案工作中的违法违纪行为,将依据《档案法》、《吉林省档案条例》、《档案管理违法违纪行为处分规定》等法律法规追究相关工作人员的责任。  

    二、档案接收进馆工作 

    (一)接收范围2011年度市直各部门保管期限为永久和30年的文书档案;2017年度五大班子文件汇编、重大活动、重要事件、换届材料;2017年度纸质版文书档案移交目录2套;2017年度电子档案光盘一套,包括文书类电子档案移交目录、电子档案(纸质档案数字化副本)和说明文件。光盘需填写好光盘标签(光盘标签由档案局提供)。 

    (二)接收要求:移交进馆档案要做到档案清洁、整齐、无缺页、无污损,齐全完整,交接双方要严格履行交接手续。在移交文书档案同时把本单位形成的照片档案、声像档案(录音带、录像带、光盘等),以及本部门编辑出版的各种书籍、重大活动、重大事件及换届材料等一并移交到市档案馆。撤并单位的档案,应及时移交进馆,以免流失。五大班子文件汇编要做到齐全完整,市委、市政府、市人大、市政协、市纪检委档案员要把本级印发的文件按发文编号收集齐全,排好顺序,同文书档案一并送到松原市档案馆。说明文件按照移交光盘说明文件示例5)进行填写,电子档案光盘经检验合格后,档案馆与移交单位办理电子档案交接手续,填写《电子档案移交与接收登记表》(见附6),由交接双方签字、盖章,各自留存一份。   

    (三)接收时间:2011年度文书档案接收按照时间表进行移交(见附2),2017年度纸质版文书档案移交目录和电子档案光盘的接收时间为3月12日-6月30日。   

    联系人:裴志屏  王丽丽  纪哲  联系电话:2291206   

 

附: 

  1.机关文件材料归档培训指导时间表 

   2.市直机关2011年度档案接收时间表 

   3.纸质归档文件目录式样 

   4.文书类电子档案移交目录式样 

   5.移交光盘说明文件示例  

  6.文书类电子档案移交与接收登记表 

 

1: 

机关文件材料归档工作培训指导时间表 

  日期   

培训指导单位 

 3月6日

 市委办 市委宣传部  市技监局 市文联 市总工会  市妇联 

 市纪检委 市科技局 市工商联  市环保局  市委组织部 

 市人社局 机关事务管理局   

 3月13

 市党工委 市保密局 市人大 市政法委 市司法局 市市编办 

 市发改委 市工信局 市科协 农发办 市政协 市政府  

 3月20 

 市住房公积金 市民委 市民政局 团市委 市统计局

 市教育局 市文广新局 市侨联 市住建局 市公用局

 市地方志 市交通局 

 3月27

 市统战部 市农委 市水利局 市规划局 市林业局

 市财政局 市工商局 市审计局  市商务局 市粮食局

 市国土局 市供销社  

 4月3

 市关工委 市日报社 市食药监局 市就业局 市信访办 市地震局

 市人防办 市安监局 市老干部局 市残联 市民进 市经合局 

 4月10 

 开发区管委会 市气象局 市卫计委 市红十字会

 油区教育处 市委党校 市委党史研究室 市农工党 

 市旅游局 市行政审批中心 

 4月17 

 市规划局 市重大项目办公室 市科技局 市民建 市政研室 

 市法制办 市价监局 市电视台 市市容局 市政法委 九三学社 

 哈达山水利枢纽管理局 哈达山管委会 

 4月19 

 市国税 市地税 市社保局 市公安局 

 市法院 市检察院 市政工程管理处 

 4月24日 

 吉林银行松原分行 市人民银行 市中行 市农行 市农发行

 市工行 市建行 市移动公司 市联通公司 市邮政公司 市公路处

 市盐业公司 市烟草局 地企办 查干湖旅游开发区 石化园区  

 
 

    时间:2018年3月6日——2018年4月24  

    每周二上午9:00 

    地点:松原市档案局业务指导科  

 

2:   

市直机关2011年度档案接收时间表 

 3月1日     

 市委 市委组织部 市委宣传部 市工商联

 市委统战部市总工会 团市委 市妇联 市侨联 

 3月2日

 市文联 市科协 政策研究室 市党工委 市保密局 

 市人大 市政府 市政协 

 3月3日

 市纪委 市监察局 市政法委 市司法局 市地方志 

 市人社局(劳动局)

 3月6日  市发改委 市工信局 市科技局 市民委 

 市民政局 市统计局 市教育局 

 3月7日

 市文化局 市建设局 市公用事业局 市国土局 

 市环保局 市交通局 市质监局 

 3月8日

 市农委 市畜牧局 市水利局 市林业局 市财政局

 市工商局 市审计局 

 3月9日  市商务局 市粮食局 市供销社 市农发办 

 市关工委 市报社 市食安办 市食品监督局 

 3月10日

 市信访局 市地震局 市人防办 市法制办 

 市就业局 市老干部局 市残联 市民进 

 3月13日  市经合局 市经开区 市红十字会 市城管委 

 市气象局 市民建 市委党校 

 3月14日

 市党史研究室 市住房公积金 市旅游局 

 市农工党 市行政审批中心 

 3月15日

 市安监局 市哈达山水利工程管理局 市规划局

 市城开办 市编办 市市容局 市价监局

 
  

 

5: 

移交光盘说明文件示例 

  

    离线移交载体容量1.3GB 

    载体类型:DVD光盘 

    载体编号:0061-WS2017GJ01-0001 

    载体制作单位:松原市档案局 

    载体检查单位:松原市档案局 

    电子档案移交单位:松原市档案局 

    内容描述:松原市档案局2017年度文书类电子档案(1) 

    起止档号:0061-WS2017-Y-0001至0061-WS2017-Y-0300 

               0061-WS2017-D30-0001至0061-WS2017-D30-0300 

    文件总数:600件 

    读取电子档案所需要的软硬件环境:WinXP及以上 

   

6: 

文书类电子档案移交目录 

交接工作名称 

号全宗          年度文书类电子档案 

内容描述 

1.         年度文书类电子档案目录格式; 

2. 文书类电子档案(全部为数字化副本)         格式; 

3. 由              (单位)刻录   (张)光盘后移交市档案馆; 

4. 无涉密电子档案 

移交电子档案数量(件) 

 

移交数据量 

GB 

载体起止顺序号 

(或起止档号) 

永     久: 

定期30年: 

检验内容 

单位名称 

移交单位: 

接收单位:松原市档案馆 

准确性检验 

合格 

与移交单位检验结果一致 

完整性检验 

合格 

与移交单位检验结果一致 

可用性检验 

合格 

与移交单位检验结果一致 

安全性检验 

合格 

与移交单位检验结果一致 

载体外观检验 

合格 

与移交单位检验结果一致 

填表人(签名) 

  

审核人(签名) 

  

单位(印章) 

  

  

  

  

年   月   日 

  

  

松原市档案馆 

  

年  月  日